En envoyant des factures électroniques en lieu et place des traditionnelles factures « papier », on économise non seulement une quantité considérable de papier mais également les trajets nécessaires à l’acheminement des ces factures vers leur destinataire.

De plus, il a été démontré que, en traitant ces factures de manière électronique, tant à l’émission qu’à la réception, l’entreprise émettrice réalise une économie de 6.50 €/facture et celle qui la reçoit une économie de 9.80 €/facture.

Tant au niveau de l’environnement que du coût, la facturation électronique est nettement supérieure à la digitalisation (scanning) qui, idéalement, doit devenir un palliatif pour les documents résiduels qui parviendront encore sous format « papier ».

Ces logiciels permettent de capter les documents entrants (mail, fax, fichiers, courriers, …) afin de les insérer dans la base de connaissance de l’entreprise. Un moteur de recherche permettra ensuite de retrouver les informations rapidement, soit sur base de recherches structurées (boîtes, …) ou non-structurées (mots clés, …).

L’utilisation de techniques de GED rend les copies inutiles tout en augmentant considérablement l’efficience de l’entreprise grâce à la facilité et la rapidité de recherche des informations. Pour s’en persuader, il suffit de penser au nombre de copies réalisées pour certains documents et au temps perdu lors de recherches dans les archives.

Une zone privée sécurisée sur le site internet dans laquelle l’entreprise déposera des documents à l’attention de ses partenaires (clients, fournisseurs, contacts, …) évitera de nombreux envois coûteux tout en rendant la transmission plus rapide et plus sécurisée. Par rapport à un mail, cette manière de communiquer offre une sécurité et une traçabilité supérieure tout en étant plus confortable pour le contact dans le sens où il pourra, plus facilement, retrouver le document.

Cette communication, basée sur internet, permet également d’éviter d’imprimer des dossiers qui, parfois, ne seront même pas lus et d’acheminer physiquement ces derniers vers leur destinataire.

Les conférences virtuelles (web conférence) économiseront de nombreux trajets pour se rendre à des réunions ainsi qu’un temps considérable. Actuellement, il n’est pas rare de perdre une demi journée pour assister à une réunion dont seules 10 minutes sont efficaces !

Les logiciels de comptabilité et de gestion ont également un rôle à jouer dans ce domaine en incitant à une consommation moindre d’impressions. Dans la mesure du possible, ces logiciels autoriseront les communications électroniques avec l’administration et les partenaires de l’entreprise.

Les logiciels doivent ainsi être conçus de manière à toujours faire précéder une impression d’une prévisualisation du document qui pourrait être imprimé. En effet, bien souvent, la prévisualisation suffit pour obtenir l’information et, en outre, elle évite que des documents inutiles ne soient imprimés.

Il est également nécessaire que ces logiciels puissent s’interfacer avec les systèmes de facturation électronique ainsi qu’avec la GED et les outils de communication de l’entreprise.

Le papier recyclé sera, dans la mesure du possible, utilisé, ceci en tenant toutefois compte des impératifs commerciaux et autres. Une attention toute particulière sera également donnée au recyclage des consommables de gestion ainsi qu’à une utilisation double-face des papiers.

Il est toutefois souhaitable de privilégier la communication électronique à la communication papier. Cette façon de faire aura un impact, non seulement sur la caractère vert de votre gestion mais également sur les coûts qui seront ainsi diminués.